Agente de Facturas con IA
Recibe, valida y concilia las facturas de tus proveedores con la orden de compra y la entrada en tu ERP. Tu equipo de cuentas por pagar atiende solo las excepciones.
Se integra con tu ERP, no lo reemplaza.
Plan Enterprise · Se configura e integra en cada implementación
Qué hace
Recibe por todos tus canales.
Toma las facturas de tu operador de factura electrónica, de los buzones de correo y de la radicación en línea, y une XML, PDF y anexos en un solo registro, sin duplicados.
Lee lo que no es electrónico.
Cuentas de cobro y facturas del exterior en PDF o imagen: lee cada dato con inteligencia artificial, muestra su nivel de confianza y marca lo dudoso para que una persona lo confirme.
Valida antes de avanzar.
Revisa requisitos legales, fiscales y comerciales: datos del proveedor y de la compañía, impuestos y posibles duplicados.
Concilia con la orden y la entrada.
Encuentra la orden de compra, trae las posiciones abiertas y las entradas de mercancía o servicio, y propone la conciliación dentro de tus tolerancias.
Prepara el registro en tu ERP.
Deja la factura preliminar para que una persona la confirme o, cuando ese tipo de decisión ganó autonomía, la contabiliza.
Resuelve excepciones con quien sabe.
Pregunta por correo al solicitante o al aprobador, con el contexto completo. La respuesta se da en un clic y queda registrada.
Informa hasta el pago.
Avisa a proveedores y gestores la recepción, el rechazo con su causa y el estado de cada factura hasta el pago.
Reglas y tablero a cargo de tu equipo.
Tolerancias, impuestos y matriz de aprobación se ajustan sin programar. El tablero muestra cada etapa, las alertas y el nivel de autonomía.
Lo que no hace
- No paga: el pago se ejecuta en tu ERP.
- No decide fuera de las reglas que tu empresa autoriza.
- No crea ni modifica proveedores en tu ERP.
Cómo trabaja
Recibir
Conecta los canales, une XML, PDF y anexos, lee los documentos no electrónicos y detecta duplicados.
Decidir
Valida reglas legales, fiscales y comerciales, concilia con la orden y la entrada, y propone con evidencia.
Actuar
Deja el registro en el ERP, gestiona excepciones y avisa a proveedores y gestores.
Cuadra
Registro en tu ERP
Preliminar o contabilizado, según el nivel de autonomía.
Falta algo
Excepción a quien decide
Con diagnóstico y propuesta, en la bandeja o por correo.
No procede
Rechazo o devolución al proveedor
Con la causa registrada.
El proveedor corrige y reenvía; el agente revisa de nuevo, en el mismo registro.
Cómo concilia
Primero las reglas. La inteligencia artificial interviene para leer documentos y comparar descripciones, y cada propuesta muestra su evidencia.
- 1REGLAS
Encuentra la orden.
Por la referencia de la factura, sus notas o sus anexos.
- 2REGLAS
Trae lo pendiente.
Posiciones abiertas por facturar y entradas registradas en el ERP.
- 3REGLAS
Combina posiciones.
Busca la combinación que cuadra con el total, dentro de la tolerancia.
- 4IA
Compara descripciones.
Reconoce el mismo concepto escrito con nombres distintos.
- 5REGLAS
Propone con evidencia.
Posiciones, diferencias y regla aplicada, listas para confirmar.
Una factura llega sin el número de la orden. El agente encuentra la referencia en las notas, combina tres posiciones abiertas y cuadra con diferencia cero. «Transporte» en la factura y «Fletes» en la orden se reconocen como el mismo concepto.
Autonomía que se gana con precisión medida
El agente no empieza decidiendo solo. Cada tipo de decisión sube de nivel cuando su precisión medida alcanza el umbral que define tu empresa.
Nivel 1 · En paralelo.
Procesa los mismos documentos que tu equipo, sin escribir en el ERP, y compara sus decisiones con las de ustedes.
Nivel 2 · Asistida.
Deja la factura preliminar en el ERP y una persona la confirma.
Nivel 3 · Autónoma.
Registra los tipos de decisión que ganaron autonomía; tu equipo audita una muestra periódica.
- Cada tipo de decisión avanza por separado: con orden y entrada completas, servicios, combinación de posiciones o sin orden.
- Tu empresa define la precisión exigida. El agente sube de nivel al alcanzarla y baja si cae.
- Siempre pasan por una persona: posibles duplicados, diferencias fuera de tolerancia, facturas sin orden de compra y lo que no encaja en tus reglas.
- Todo queda registrado: la evidencia, la regla aplicada y quién confirmó.
Se integra con tu ERP, no lo reemplaza
Tu ERP (el sistema de gestión de tu empresa).
SAP y otros ERP del mercado, con conectores que se configuran en cada implementación. Lee órdenes, entradas y proveedores, y deja el registro de la factura.
Tu operador de factura electrónica.
Recibe facturas y anexos, y gestiona los eventos de la factura electrónica a través del operador.
Tu correo corporativo.
Buzones de recepción, avisos, preguntas y aprobaciones.
Portal de Proveedores EGIXIA (opcional).
Para que tus proveedores consulten en un solo lugar el estado de sus facturas y pagos.
Si una integración no responde, el documento queda en espera, se reintenta y se avisa al equipo de soporte.
Cómo se implementa
- 1
Entrenamiento inicial y diseño.
El agente aprende tus reglas y tu histórico, y diseñamos contigo los flujos y las integraciones.
- 2
Construcción e integración.
Conectamos tus canales y tu ERP, y configuramos validaciones, conciliación, excepciones y tablero.
- 3
Operación en paralelo.
Pruebas con tus documentos, sin escribir en el ERP, para calibrar el agente y medir su precisión.
- 4
Salida en vivo asistida.
Capacitación, estabilización y autonomía por tipo de decisión, a medida que se gana.
Qué necesitamos de tu equipo
Una persona líder del proceso de cuentas por pagar, las reglas vigentes (impuestos, tolerancias y aprobaciones), acceso a ambientes de pruebas e histórico de facturas para el entrenamiento inicial.
Qué medimos
- Facturas que pasan sin intervención manual, por tipo de decisión.
- Tiempo desde la recepción hasta el registro y el pago.
- Reprocesos y rechazos, con su causa.
- Eventos de la factura electrónica dentro del plazo.
La línea base sale de la operación en paralelo, con tus propios datos.
Seguridad y datos
- Servicio en la nube de EGIXIA en Amazon Web Services, con cifrado en tránsito y en reposo.
- Permisos por rol, compañía y proceso, y bitácora de cada decisión con su evidencia.
- Los modelos de inteligencia artificial se usan con contratos empresariales que no permiten entrenarlos con tus datos.
Preguntas frecuentes
Si también buscas que tus proveedores consulten el estado de sus facturas y pagos en un portal, conoce la propuesta de EGIXIA para cuentas por pagar. Ver módulo corporativo de Egixia